En el pasado, muchos consideraban que la preconstrucción era una fase discreta entre el diseño de un proyecto y su construcción. Pero esto ya no es así, porque la forma en que construimos está evolucionando y mejorando. Los muros entre el diseño, la oferta y la construcción se están derrumbando y cada vez más entrelazados.
Para mejorar la comunicación e impulsar el éxito, los proyectos de construcción ven cada vez más colaboración en los documentos durante la fase previa a la construcción. En un proyecto típico, se pueden compartir, monitorear y modificar decenas de miles de documentos antes de que se empiece a trabajar. Para muchas empresas, estos documentos se distribuyen en diferentes sistemas y ubicaciones, lo que dificulta la colaboración eficaz.
A medida que la industria adopta nuevos métodos de entrega integrados, las partes interesadas en la construcción deben poder administrar, acceder y colaborar de manera eficiente en documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Procore presentará Procore Document Management , que ofrecerá un enfoque más flexible y configurable para administrar documentos de proyectos, agilizando la colaboración.
Para servir mejor a la industria de la construcción, Procore Document Management se desarrolló asociándose con partes interesadas de la construcción en varios países y regiones. Mirando hacia el futuro, estamos entusiasmados de continuar asociándonos con la industria para identificar futuras mejoras en la forma en que se administran los documentos. Los beneficios de una solución integrada de gestión de documentos se describen a continuación:
El ROI de invertir en preconstrucción
Los datos de construcción revelan lo que muchos en la industria han sabido instintivamente durante algún tiempo: hay un claro retorno de la inversión con una mejor colaboración en la preconstrucción. Procore patrocinó recientemente un informe con FMI, El estado de la preconstrucción global , que explora el estado actual de la preconstrucción y las características de quienes lo hacen bien, incluido lo que constituye procesos de preconstrucción por encima del promedio y los efectos de la preconstrucción eficiente y digitalizada.
La investigación encontró que los encuestados con procesos de preconstrucción por encima del promedio experimentan una mayor satisfacción del cliente, mayores ganancias y menos demoras. Las organizaciones por encima del promedio tienen un 52% más de probabilidades de reportar una mayor rentabilidad que las organizaciones por debajo del promedio. En general, invertir esfuerzo en la preconstrucción alineando a las partes interesadas, solicitando comentarios y evitando redundancias puede ayudar a evitar la repetición del trabajo en el futuro.
El imperativo del riesgo
Una solución de gestión de documentos también puede reducir el riesgo de construcción al comunicar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado. Al obtener certeza y alineación sobre la información del proyecto al principio de la fase previa a la construcción, los contratistas también pueden mejorar la productividad en la fase de entrega.
Con una única fuente de información para todas las partes interesadas del proyecto, Procore Document Management ofrece acceso seguro y basado en roles a los equipos del sitio y del proyecto, y facilita la comunicación en toda la cadena de suministro. Con un modelo de licencia tradicional basado en el puesto, el usuario adicional suele soportar la peor parte de los costos adicionales asociados con el uso compartido de documentos. Afortunadamente, el modelo de precios de Procore ofrece usuarios ilimitados en proyectos, lo que lo hace ideal para admitir este tipo de colaboración.
Diseño para la facilidad de uso
Los sistemas de gestión de documentos tradicionales siguen siendo bastante difíciles de usar. De hecho, The State of Global Preconstruction Report encontró que más del 60% de los encuestados dijeron que no están satisfechos con las soluciones de preconstrucción en el mercado, por lo que la adopción de soluciones de gestión de la información es fundamental.
Procore Document Management ofrece a los contratistas generales, contratistas especializados y propietarios la capacidad de compartir información fácilmente y colaborar en un proyecto. Hacer que las soluciones de gestión de la información sean fáciles de usar y de fácil acceso puede ser un catalizador para una adopción más amplia de la gestión de la información. También puede conducir a una mejor agregación y reutilización de la información, así como a un mejor intercambio de información con los clientes y la cadena de suministro.
A través de nuestro trabajo cercano con la industria, hemos identificado flujos de trabajo existentes para simplificar en la plataforma. Por ejemplo, al combinar metadatos con grupos de permisos, los usuarios pueden asegurarse automáticamente de que los documentos se distribuyan a los comercios relevantes.
Cumplimiento de los estándares de la industria
Procore Document Management incluye soporte para conceptos de gestión de información clave, como metadatos y convenciones de nomenclatura, lo que permite a los clientes gestionar la información de acuerdo con los procesos estándar y la gobernanza, como se especifica en ISO 19650. Además, Procore puede ayudar a los equipos a cumplir con estándares internacionales como ISO 9001, ISO 16739 e ISO 19650.
Introducción a la gestión de documentos de Procore
Con Procore Document Management , los usuarios pueden acceder a un destino único para organizar, acceder, colaborar y obtener permisos en documentos como parte de un flujo de trabajo unificado en la web y dispositivos móviles.
Los autores pueden cargar cualquier tipo de archivo en un área de espera única y optimizada donde un controlador de documentos puede revisar la calidad y precisión de los metadatos. El aprendizaje automático puede ayudar al controlador de documentos a completar automáticamente los metadatos, ahorrando tiempo y dinero. Una vez que se capturan todos los metadatos requeridos, se pueden enviar los archivos.
Cuando el documento se envía para su revisión, también se pueden configurar reglas para iniciar flujos de trabajo basados en metadatos. Por ejemplo, cuando se envía un dibujo a través de un flujo de trabajo de revisión de diseño, se puede crear una plantilla automáticamente a nivel de empresa. Los revisores recibirán una notificación por correo electrónico para ingresar al visor donde pueden revisar, marcar y proporcionar una respuesta oficial para los archivos necesarios.
Procore Document Management se implementará primero para clientes en EMEA, LATAM y Canadá y APAC, con planes futuros para llevar la solución al resto del mundo.