La empresa de Puerto Rico logró una gran eficiencia en su proyecto hotelero gracias al manejo centralizado de información que brinda Procore.
Desafío
Ubicado a cinco minutos del aeropuerto, frente a la playa Isla Verde, se encuentra el hotel Marriott Residence Inn San Juan, que se inaugura en el verano de 2022. Cuenta con 231 suites de gran tamaño equipadas con cocina completa, sala de estar y comedor. Interlink es responsable del proyecto entero: desde el diseño, la construcción y hasta la futura gestión de la propiedad bajo los requisitos de la multinacional hotelera.
Solución
Al involucrar a casi todos los departamentos de la empresa, Interlink se apoya en la plataforma de proyectos Procore para centralizar toda la información relativa al proyecto, desde el diseño, la construcción y hasta la futura gestión de la propiedad donde se gestionarán facturaciones mensuales, gestión de nóminas y mantenimiento del hotel.
Durante el proceso constructivo, contratistas, subcontratistas, supervisores… todos trabajan con Procore donde realizan el seguimiento desde su ordenador, tablet o smartphone. La adopción de la plataforma es total, y Memphis Caban, vicepresidente de Construcción de Interlink, que fue gerente de este proyecto, señala que «Incluso el personal que carece de conocimientos de informática maneja con destreza el software en la parte de gestión de planos y documentación».
Resultados
- Que todo el mundo trabaje sobre una única fuente de información actualizada reduce costes.
“El simple hecho de saber que estás trabajando siempre sobre la última versión de un documento gracias a Procore evita que el coste de realizar una actividad se pueda multiplicar por cuatro, y esto es muy importante porque sólo cobras una vez”
Memphis Caban, VICEPRESIDENTE DE CONSTRUCCIÓN
El presupuesto inicial apenas se desvió a pesar de la pandemia
La reducción en costes que se puede conseguir al disponer de un centro de documentación y comunicación inteligente, actualizado en tiempo real y accesible desde cualquier lugar, es significativa. Caban señala un dato esclarecedor que, para él, supone un éxito rotundo: «Empezamos el proyecto con un presupuesto del año 2019 y lo terminamos en 2022. ¿Sabes cuánto se desvió el presupuesto de nuestra estimación inicial? Sólo un 0,5%. En medio de una pandemia mundial que incrementó drásticamente los costes de contratación, material y transporte. Lo normal dentro de la industria es moverse en torno al 6 o el 7 por ciento de desviación». Esto sólo se puede lograr maximizando eficiencia y reduciendo al mínimo el error.
Cómo Procore ayudó a entregar el proyecto antes de la fecha planificada
Caban reconoce que durante la pandemia sufrieron una situación de escasez de mano de obra y retrasos en la entrega de material debido a las irregularidades de la industria del transporte como cualquier otra compañía a nivel mundial. Pese a ello, y a que la entrega estaba estipulada para junio de 2022, Interlink logra entregar el proyecto en abril. Para el gerente, aunque el éxito no solo dependió de Procore, cree que ha sido fundamental para evitar retrasos: «El hecho de tener una integración desde la oficina hasta el proyecto y que todo el mundo esté al tanto de cómo va todo, ha sido una gran ventaja”.
Es el proyecto más ambicioso y grande de Interlink, en el que han participado más de 60 personas (40 internos y unos 20 subcontratistas), todos coordinados y trabajando a través de Procore.
La facilidad con la que se realizan las estimaciones gracias a Procore fue de gran ayuda
Caban afirma que más de la mitad de la jornada laboral está manejando los costes del proyecto. Procore le facilita la creación de reportes, hace que manejar presupuestos sea más sencillo y le ayuda a tomar mejores decisiones al contar con más información. Según él, la clave a la hora de tomar decisiones no es la capacidad de juicio o sabiduría, sino contar con toda la información posible. Antes de integrar Procore en la empresa, los costes se actualizaban semanalmente; ahora se hace a diario. Esto permite realizar proyecciones eficaces y en poco tiempo. Por ejemplo, se puede observar cómo impactaría en el presupuesto un aumento en las nóminas o contrataciones adicionales. “Estas estimaciones no se pueden realizar si no tienes la información actualizada de manera regular. Y no puedes actualizar todo rápidamente sin un software de gestión de proyectos como Procore.”
Por último, Caban resalta que en la parte administrativa actual, gracias a Procore, Interlink se ahorra «1500 horas anuales de un ingeniero en manejo de solicitudes y presentación de información». Además, antes eran necesarias 3 personas en su equipo de administración y ahora es suficiente solo con 1.